Огляд
Гуманітарна організація, що веде польові операції в кількох регіонах, звернулася до нас із робочим процесом, склеєним із таблиць. Кожна команда вела власні файли: польовий персонал фіксував роздачі допомоги, проєктні менеджери зводили цифри по своїх проєктах, центральний офіс намагався скласти з цього загальну картину. Дані переносилися копіюванням, версії файлів розходилися, а підготовка одного звіту для донора займала дні.
Ми спроєктували та розробили внутрішню платформу, яка стала єдиним місцем обліку всього, що відбувається в полі: хто отримав допомогу, яку саме, де, коли і в межах якого проєкту. По суті, це CRM/ERP для гуманітарної організації — з ролями, звітністю та AI-асистентом.
Проблема
Польові операції гуманітарної організації — це сотні подій на місяць: роздачі допомоги, консультації, тренінги, виїзди мобільних команд. За кожною подією стоять конкретні люди, конкретний проєкт і конкретний донор, який очікує звіт у визначеному форматі.
Поки все це жило в таблицях, організація стикалася з п’ятьма повторюваними проблемами:
- Цифри не сходилися. Один і той самий бенефіціар міг бути записаний у кількох файлах по-різному, а підсумки різних команд суперечили одне одному.
- Звіти донорам збирали днями. Стандартний для сектору 5W-звіт (Who, What, Where, When, for Whom) вимагав ручного зведення даних із десятків джерел.
- Чутливі дані були доступні всім, хто мав файл. Відокремити те, що бачить польовий працівник, від того, що бачить центральний офіс, у таблицях неможливо.
- Обмін із партнерами — ручне копіювання. Партнерські організації отримували вивантаження із запізненням, а кожне оновлення означало ще один цикл копіювання.
- Будь-яке запитання до даних — через IT. Менеджер, якому треба було знати, скільки сімей із дітьми отримали допомогу в конкретному регіоні, чекав на вибірку від технічного фахівця.
Рішення
Платформа закриває кожну з цих проблем окремим модулем, але всі модулі працюють з одними й тими самими даними.
Єдиний реєстр бенефіціарів
Кожна людина чи домогосподарство заводиться один раз, із профілем вразливості за категоріями (наприклад, люди з інвалідністю, багатодітні родини, внутрішньо переміщені особи). Це дозволяє адресно планувати допомогу, уникати дублювання й бачити повну історію взаємодії з кожним бенефіціаром.
Облік подій і активностей партнерів
Кожна роздача, консультація чи тренінг реєструється як подія, прив’язана до проєкту, місця та списку отримувачів. Партнерські організації фіксують свої активності в тій самій системі, тому центральний офіс бачить картину по всіх виконавцях, а не лише по власних командах.
Ролі та розмежування доступу
Польовий персонал бачить лише дані своєї організації, проєктні менеджери — свої проєкти, центральний офіс — усе. Кожна зміна фіксується в журналі: хто, коли і що змінив. Для донорських аудитів це означає, що походження будь-якої цифри у звіті можна простежити.
5W-звіти для донорів за хвилини
Звіт у стандартному для гуманітарного сектору форматі 5W формується одразу з актуальних даних і готовий до завантаження в донорський пакет. Менеджер обирає проєкт і період — решту робить система.
Автоматичний обмін даними з партнерами
Замість ручних вивантажень платформа сама оновлює дані в Google Sheets із заданою періодичністю. Партнери та інші стейкхолдери працюють з актуальними цифрами у звичному їм інструменті, не маючи доступу до самої системи.
Запитання до даних звичайною мовою
AI-асистент дозволяє поставити запитання до бази так, як його поставили б колезі: «Скільки домогосподарств із дітьми отримали продуктові набори у вересні в області X?» Асистент має доступ лише на читання, не може змінити чи видалити жодного запису, а користуватися ним можуть лише адміністратори.
Технології
Платформа написана на Go як веб-застосунок, що працює в браузері без встановлення на робочі місця. Вхід здійснюється через корпоративний Google-акаунт, обмін даними з партнерами — через Google Sheets. AI-асистент побудований на мовних моделях OpenAI. Система розгорнута на виділеному сервері й оновлюється автоматично з кожним релізом.
Результат
Платформа замінила табличний робочий процес і стала єдиним джерелом істини для польових операцій організації.
- Польовий персонал реєструє події прямо з поля, у день їх проведення
- Проєктні менеджери формують звіти по своїх проєктах самостійно, без допомоги IT
- Центральний офіс збирає 5W-звіти для донорів за хвилини, а не за дні
- Обмін даними з партнерами відбувається автоматично, без ручного копіювання
- Нетехнічні менеджери отримують відповіді на запитання до даних звичайною мовою
Система працює в продакшні й розвивається разом з організацією: нову роль для менеджерів даних центрального офісу та модуль активностей партнерів додано вже після запуску, без зупинки роботи й без переробки наявного функціоналу.